ทำไมต้องใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลในองค์กร

ในการเลือกใช้ระบบฐานข้อมูลแทนระบบเก่าที่ใช้กันอยู่ในยุคก่อน เช่น ระบบแฟ้มข้อมูล ( File System) ก็เพื่อแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่พบอยู่มากมาย ซึ่งจะกล่าวถึงรายละเอียดต่อไป

การสร้างและใช้ระบบฐานข้อมูลในองค์การได้พัฒนามาเป็นลำดับ ช่วยในการแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากยุคสมัยก่อน มาเป็นยุคปัจจุบันที่ทันสมัยมากยิ่งขึ้น พอจำแนกข้อดีที่ได้พัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อสร้างฐานข้อมูลไว้ที่ส่วนกลาง ดังต่อไปนี้

1. ความซ้ำซ้อนกันของข้อมูล (Data Redundancy)

จากลักษณะการจัดเก็บข้อมูลโดยใช้ไฟล์ธรรมดาในสมัยก่อน กล่าวคือการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะแฟ้มข้อมูลนั่นเอง จะทำให้ข้อมูลชนิดเดียวกัน หรือเรื่องเดียวกันถูกเก็บไว้หลาย ๆ แห่ง ผู้ใช้แต่ละคน แต่ละกลุ่มจะต้องมีไฟล์ส่วนตัวเอาไว้ ดังนั้นจึงเป็นเหตุให้ข้อมูลชนิดเดียวกันถูกเก็บไว้หลาย ๆ ที่ ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนกันของข้อมูล การนำข้อมูลทั้งหมดมาเก็บไว้ที่เดียวกันเป็นฐานข้อมูลจะช่วยลดปัญหาความซ้ำซ้อนกันของข้อมูลได้ แต่ก็ไม่สามารถแก้ปัญหาในลักษณะเช่นนี้ได้ทุกกรณีเพราะมีบางกรณีมีความจำเป็นที่จะต้องเก็บข้อมูลไว้หลายที่ได้ อย่างไรก็ดีการใช้ระบบฐานข้อมูลจะทำให้เราสามารถควบคุมการเกิดความซ้ำซ้อนได้ เหตุผลอีกประเด็นหนึ่งก็คือ การนำข้อมูลทั้งหมดเก็บบันทึกไว้ที่สื่อบันทึกข้อมูล ณ ส่วนกลางจะทำให้ลดการสูญเปล่าของเนื้อที่สื่อบันทึกข้อมูล

2. ความขัดแย้งกันของข้อมูล ( Data Inconsistency)

ถ้ามีการเก็บข้อมูลไว้หลาย ๆ แห่ง หรือหลาย ๆ ที่ ปัญหาที่จะต้องตามมาแน่นอน ก็คือ ข้อมูลเกิดความขัดแย้งกัน เนื่องจากการแก้ไขข้อมูลเดียวกัน ทำไม่เหมือนกันทุก ๆ แห่ง หรือแก้ไขไม่ครบทุกตำหน่งนั่นเอง จะทำให้ข้อมูลในส่วนที่ไม่ได้แก้เกิดข้อผิดพลาดขึ้น ดังนั้นถ้าจะต้องเก็บข้อมูลไว้หลาย ๆ ที่ก็จะต้องคอยดูแลข้อมูลในทุก ๆ ตำแหน่งให้ตรงกับความเป็นจริงหรือถูกต้องเสมอ เรียกว่า Data Validity แต่ถ้ามีการแก้ไขไม่ครบทุกตำแหน่งก็จะทำให้ข้อมูลที่ควรจะเหมือนกันแต่กลับมีค่าที่แตกต่างกัน ดังนั้นถ้าเป็นไปได้ก็ไม่ควรสร้างฐานข้อมูลเรื่องเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่ จะช่วยแก้ปัญหานี้ได้

3. การใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Data can be shared)

ในการประมวลผลแบบฐานข้อมูลนั้น เป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกันที่ส่วนกลาง ถ้าต้องการเรียกใช้ข้อมูลใดก็สามารถเรียกใช้ได้จากส่วนกลางที่เก็บข้อมูลไว้ โดยไม่จำเป็นต้องสร้างข้อมูลเพิ่มเติมขึ้นมาเพื่อเฉพาะงานหรือเฉพาะกิจอีก ใช้ข้อมูลจากส่วนกลางอย่างเดียว เช่น การใช้ข้อมูลประวัตินิสิตร่วมกันที่ส่วนกลาง ดังนั้นทุกหน่วยงานไม่ว่าจะเป็นคณะใดก็ตามสามารถเรียกใช้ได้ทุกคณะ หรือแม้แต่ข้อมูลด้านอื่น ๆ ที่สามารถใช้ร่วมกันได้ก็สามารถทำได้ในกรณีเดียวกันกับประวัตินิสิต

4. การสร้างมาตรฐานเดียวกันกับข้อมูล (Data Availability Constraints)

การเก็บข้อมูลไว้ต่างที่กันในที่ต่าง ๆ ย่อมยากต่อการกำหนดกฏเกณฑ์ต่าง ๆ ทำให้ลักษณะหลาย ๆ อย่างของข้อมูลแตกต่างกันไปตามลักษณะสิ่งแวดล้อมของข้อมูล ดังนั้นถ้าสร้างมาตรฐานเดียวกัน เป็นไปในลักษณะเดียวกัน เนื่องจากในระบบข้อมูลที่ส่วนกลาง ผู้ที่ทำหน้าที่เป็น ผู้บริหารฐานข้อมูล จะต้องคอยดูแล และกำหนดกฏเกณฑ์ต่าง ๆ ในการกระทำกับข้อมูล การจัดเก็บ ให้เป็นไปในลักษณะเดียวกัน เช่น โครงสร้างของข้อมูล ประเภทข้อมูล เป็นต้น

5. การควบคุม การบริหารข้อมูล ( Data Management and Control)

ในกรณีที่ไม่ได้รวมข้อมูลทุกอย่างไว้ที่ส่วนกลางย่อมทำให้ยากต่อการจัดการ การบริหาร และการควบคุมข้อมูลให้เป็นไปในแนวทางเดียวกันได้เนื่องจากข้อมูลกระจายกันไปตามหน่วยงานต่าง ๆ ไม่ได้รวมไว้ที่ส่วนกลาง และหน่วยงานย่อยเหล่านั้นย่อมปฏิบัติงานตามที่หน่วยงานตนต้องการเท่านั้นไม่ได้คาดหวังว่าหน่วยงานอื่น ๆ จะใช้อย่างไร เนื่องจากข้อมูลนั้นหน่วยงานตนสร้างขึ้นมาเอง และไม่ได้ประสานกันว่าหน่วยงานอื่นต้องการส่วนใดบ้าง ซึ่งเป็นการยากในการประสานเนื่องจากข้อมูลย่อมเปลี่ยนแปลงไปตลอดเวลาที่หน่วยงานต้องการ

6. ความเป็นอิสระของข้อมูล (Data Independent)

เมื่อยุคระบบแฟ้มข้อมูล ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นโดยจะเรียกว่า ไฟล์ข้อมูล ( Data File) จะเกิดจากการทำงานของโปรแกรมที่ผู้พัฒนาโปรแกรมสร้างขึ้นมา โดยข้อมูลต่าง ๆ จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการทำงานของโปรแกรม ดังนั้นจะกล่าวได้ว่าข้อมูลต่าง ๆ ต้องขึ้นอยู่กับโปรแกรมเท่านั้น ไม่ว่าจะเกิดข้อมูลใหม่ แก้ไขข้อมูลเก่า หรือการกระทำแบบอื่นๆ กับข้อมูลก็ตาม โดยถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงลักษณะข้อมูลที่สร้างขึ้นมา ก็ต้องเปลี่ยนแปลงโดยแก้ไขที่ตัวโปรแกรมแล้วทำการประมวลผลโปรแกรมนั้นก็จะได้ข้อมูลที่เปลี่ยนไปตามต้องการ

ภาพที่ 1 ภาพแสดงไฟล์ข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละหน่วยงานโดยไม่รวมไว้ที่ส่วนกลาง

ปัญหาที่เกิดทั้ง 6 ข้อดังกล่าว จะเกิดขึ้นเสมอกับการจัดการกับข้อมูลแบบเก่า ซึ่งก็คือระบบแฟ้มข้อมูล ( File System) นั่นเอง จะเห็นได้ว่าไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้เลยถ้าไม่เปลี่ยนแปลงระบบการจัดการใหม่

การเปลี่ยนแปลงระบบใหม่ที่จะกล่าวถึงก็คือ การรวมข้อมูลทุกส่วนที่อยู่ตามหน่วยงานย่อย หรือส่วนอื่น ๆ นำมารวมไว้ที่ส่วนกลาง เพื่อให้มีการจัดการสร้างระบบใหม่และแก้ไขในปัญหาที่เกิดขึ้นทั้ง 6 ข้อ ดังภาพต่อไปนี้

ภาพที่ 2 ภาพแสดงฐานข้อมูลที่สร้างไว้ที่ส่วนกลางเพื่อให้สามารถเรียกใช้ได้ทุกหน่วยงาน

 

จากภาพที่ 2 เมื่อข้อมูลทุกส่วนขององค์กรรวมไว้ที่ส่วนกลางปัญหาที่เกิดขึ้นทั้ง 6 ปัญหาก็สามารถแก้ไขไปได้ในบางส่วนเท่านั้น แต่ยังไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ทุกส่วน ในส่วนแรกเรื่องความซ้ำซ้อนของข้อมูลก็สามารถแก้ไขไปได้เนื่องจากข้อมูลทุกอย่างรวมไว้ที่ส่วนกลางเพราะฉะนั้นปัญหาเรื่องความซ้ำซ้อนของข้อมูลก็ไม่มี ส่วนกรณีปัญหาความขัดแย้งของข้อมูลก็จะไม่เกิดขึ้นข้อมูลก็มีความถูกต้องเสมอ ในส่วนข้อที่ 3 เรื่องการใช้ข้อมูลร่วมกันก็สามารถใช้ร่วมกันได้อย่างคุ้มค่า แต่ในกรณีข้อที่ 4 ถึงข้อที่ 6 ก็ยังไม่สามารถแก้ไขปัญหาไปได้อย่างเต็มที่นัก เช่นกรณีผู้ใช้ต้องการเข้าไปกระทำกับข้อมูลต่าง ๆ ก็สามารถเข้าไปกระทำกับข้อมูลได้โดยไม่มีกฏเกณฑ์กำหนดไว้ ก็จะทำให้ข้อมูลมีความผิดพลาดได้ ดังนั้นการควบคุมก็เป็นไปได้ค่อนข้างยากมาก ส่วนในกรณีสุดท้าย เรื่องของความเป็นอิสระของข้อมูลก็ไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้เนื่องจากข้อมูลยังขึ้นอยู่กับโปรแกรม ไม่เป็นอิสระในตัวเอง

โดยสรุป ในระบบส่วนนี้ยังคงต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูล แม้แต่ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าไปกระทำกับข้อมูลก็ไม่สามารถป้องกันข้อมูลจากผู้ใช้เหล่านี้ได้ จะต้องมีการกำหนดความปลอดภัยของข้อมูล ( Data Security) ซึ่งในการกำหนดสิทธิ์เรื่องความปลอดภัยกำหนดได้ดังนี้

1. ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ใช้ระบบฐานข้อมูล ไม่ต้องกำหนดให้ใช้งาน
2. ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ จะต้องมีการกำหนดขอบเขตเพียงใด
3. การกำหนดสิทธิ์ให้กับข้อมูลแต่ละส่วนแต่ละชุด เพื่อป้องกันข้อมูลอีกชั้นหนึ่ง

ทั้ง 3 ข้อไม่สามารถป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้นในระดับนี้ได้ จะต้องอาศัยส่วนของโปรแกรมที่จะช่วยทำให้สมบูรณ์แบบยิ่งขึ้น ซึ่งก็คือ ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) โดยจะมีการควบคุมข้อมูลดังภาพต่อไปนี้

ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS)

ภาพ ที่ 3 ภาพแสดงระบบจัดการฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่ปกป้องฐานข้อมูล

การใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลเพื่อปกป้อง และ จัดการกับฐานข้อมูลอย่างมีคุณภาพ ทุก ๆ หน่วยที่จะเข้าไปใช้งานฐานข้อมูลจะต้องผ่านด่านของระบบจัดการฐานข้อมูลก่อนเสมอ ว่าสามารถใช้งานข้อมูลส่วนนั้น ๆ ได้หรือไม่ และจะต้องทำการตรวจสอบว่าข้อมูลในส่วนนั้น ๆ ผู้ใช้คนนั้นมีสิทธิ์หรือไม่ ถ้าไม่มีสิทธิ์ใด ๆ ก็ต้องออกไปจากระบบทันที ประโยชน์จากการใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลในการประมวลผลระบบฐานข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่ได้กล่าวไปแล้วดังต่อไปนี้

1. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ดังได้กล่าวมาแล้ว
2. ไม่เกิดความความขัดแย้งกันของข้อมูล
3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
4. ใช้ระบบรักษาความปลอดภัยเพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับฐานข้อมูล
5. ควบคุมความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้
6. ข้อมูลเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ข้อมูลเรื่องเดียวกันต้องมีค่าเดียวกัน
7. ข้อมูลมีความเป็นอิสระ ไม่ขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่พัฒนาขึ้น

นอกจากฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพแล้ว ยังสามารถกล่าวถึงข้อเสียของการใช้ระบบจัดการฐานข้อมูล ในองค์กร ก็คือเรื่องของต้นทุนที่ต้องใช้สูงมาก ความซับซ้อนของระบบทำให้ศึกษาข้อมูลได้ยาก นอกจากนี้การเสี่ยงต่อการหยุดของระบบทำให้จะต้องมีระบบสำรองในการทำงานจริง ๆ ซึ่งก็จะต้องลงทุนสูงมาก

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.